Office Manager - STAGE

🌰 Skello en bref Chez Skello, on développe la solution RH de référence pour planifier et manager les équipes de terrain. En Europe, les équipes de terrain représentent 50 % des travailleurs, mais seulement 20 % des solutions digitales leur sont réellement adressées. Skello est né pour combler ce manque : une plateforme collaborative et intuitive qui simplifie le quotidien des managers et des employés, en optimisant et en automatisant les tâches clés. On met les équipes de terrain au cœur de tout ce que l'on fait. Avec des outils intelligents comme notre Assistant Skello et notre smart planner, on répond directement à leurs besoins uniques. Notre ambition est simple : devenir la solution RH incontournable pour toutes les équipes de terrain en Europe. 🚀 🚀 Skello en chiffres • 7 secteurs clés • 25 000 entreprises font confiance à Skello aujourd'hui. • 600 000 employés utilisent Skello chaque jour. • L'équipe Skello, c'est plus de 400 collaborateurs. • 3 hubs européens : Paris, Lille et Barcelone 💙 Notre culture d'entreprise On sait que pour atteindre notre mission, il faut vivre nos valeurs chaque jour : SHIFT. 💡 Set the bar higher everyday 🤝 Have each other’s back 🚀 Imagine tomorrow, start today 👟 Focus on customers first 😄 Take work seriously, not ourselves Contexte 💡 L’équipe a pour mission de créer un environnement de travail accueillant, inspirant et parfaitement orchestré, qui fait vibrer notre culture d’entreprise au quotidien. Nous cherchons aujourd'hui à renforcer cette équipe déjà composée d’une office manager. En rejoignant l'équipe, tu deviendras un pilier central de notre vie interne, en collaboration étroite avec notre Office Manager. Ensemble, vous formerez le duo complémentaire chargé de : Harmoniser nos espaces et optimiser le quotidien des équipes. Imaginer des événements marquants et fédérateurs, en lien avec nos équipes internes responsables des grands rendez-vous (séminaires, offsites, revues de performance, etc.). Ton rôle : Apporter ton énergie et ton sens du détail pour faire rayonner l’expérience collaborateur. Ce que tu ferais chez nous 👇🏼 1. Hospitalité & Visage de Skello Assurer l’accueil et être le point de contact privilégié des visiteurs et partenaires. Veiller à ce que les bureaux soient toujours accueillants, harmonieux et vivants. Gérer et dispatcher le courrier et les colis. 2. Support Opérationnel & Logistique Suivre les niveaux (café, snacks, fournitures) et passer les commandes pour que l'équipe ne manque de rien. Soutenir l’office manager dans le suivi des interventions (nettoyage, maintenance, badges) et aider au sourcing de nouveaux fournisseurs. Veille, suivi de la conformité et organisation des formations 3. Culture & Événementiel Internes 🥳 Co-organiser les afterworks, séminaires, évènements et célébrations (anniversaires, Skelloshow). Préparer l’onboarding et intégrer les nouveaux collaborateurs pour rendre premiers jours mémorables. 4. Amélioration Continue & Projets 💡 Mettre en place et modéliser les processus office et happyness sous la supervision de l’office manager. 5. Gestion Budgétaire & Achats 💰 Centraliser les factures, vérifier la conformité des factures et préparer les éléments pour le pôle Finance. Sourcer de nouveaux fournisseurs et participer à la négociation des contrats cadres (boissons, papeterie, nettoyage). Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des budgets pour une visibilité en temps réel. Ce qu’on aimerait retrouver chez toi 😍 Tu es reconnu(e) pour ton enthousiasme communicatif, ta bienveillance et ton sens du service. Tu as l’œil pour le détail (celui qui fait la différence) et tu sais gérer plusieurs tâches de front sans perdre ton sourire. Tu as une excellente aisance relationnelle et rédactionnelle. Tu es à l'aise avec les outils digitaux et tu as envie de devenir un(e) pro de l'organisation sur Notion. Tu as envie de t'investir dans une aventure humaine forte. Tu es organisé(e), consciencieux(se) et structuré(e)